l Sistema ABC

Evita que el cliente se vaya de clínica veterinaria con las manos vacías, con una mala imagen de la clínica o que se deba buscar alternativas a un tratamiento.

Para evitar esta situación, se debe definir la rotación de productos, en baja, media o alta rotación, prestando especial atención a los de alta rotación, y menos a los de media o baja rotación que son susceptibles de acumularse en la clínica.

Esto es el sistema ABC y se basa en el principio de Pareto o regla del 80/20, que indica que el 20% del esfuerzo es responsable del 80% de los resultados.

Si lo aplicamos a la clínica:

- El 20% de los artículos generan el 80% de los movimientos de mercancía.

- El 80% de los productos origina el restante 20% de movimientos.

¿Cómo realizar la clasificación de productos con el sistema ABC?

No existe un método único para clasificar los productos en las categorías A, B y C.

Cada clínica lo determina atendiendo a su modo de operar concreto y a las características de la demanda y los productos.

En teoría, existen tres métodos principales para calcular la rotación de existencias en el inventario:

 

- Clasificación ABC por coste unitario:

Los insumos se ordenan dependiendo del nivel de inversión en inventario que se destina a cada una de ellas, es decir, a mayor coste de la mercancía, mayor atención se pone en la gestión del aprovisionamiento.

Este enfoque resulta útil cuando se almacenan productos de muy distinto valor (no tanto cuando sus precios son similares).

- Clasificación por valor total en inventario:

La diferencia frente al anterior es que este sistema tiene en cuenta las unidades que se guardan en stock, de cada referencia, en el momento en que se realiza el cálculo.

Usando este método, es frecuente que, a la hora de ordenarlos, los artículos queden en los límites entre categorías y sea más complejo determinar la clase a la que pertenecen.

Además, la clasificación cambia de forma continua y esto hace necesario que se tenga que recalcular semanal o mensualmente para evitar que el sistema quede desfasado.

- Clasificación ABC por utilización y valor:

Se trata del método más extendido a la hora de organizar el stock.

Considera como base del cálculo la demanda de las mercancías y el valor de las mismas.

Este método va un paso más allá respecto a los anteriores: a pesar de que un producto sea relevante para el inventario por su alto valor, si este no se vende con frecuencia, no ocupará el espacio dedicado a referencias A en el stock.

Hay que destacar que, para que el método ABC se ajuste más a la realidad, la demanda de un producto no es la única métrica que debemos contemplar.

Hay que tener en cuenta el margen de beneficio de cada producto o el impacto de las roturas de stock.

"La diferencia entre los dos métodos radica en los criterios que se usan para ordenar los insumos, pero la manera de agrupar las referencias parte del mismo principio."

Con los datos volcados en una tabla o una lista, las cifras se organizan de mayor a menor y, en este orden, los productos que representen

- el 15% superior serán los A (en las primeras posiciones),

- el 20% siguiente se clasifican como B y

- el 65% restante serán los C (ocuparán desde aproximadamente la mitad hasta los últimos puestos en la tabla).

Diferencias entre el control de stock y la gestión de stocks

Recordemos la diferencia entre el control de stock y la gestión de stocks, dos conceptos muy distintos.

* El control de stock va más allá de la mera gestión: sus principales objetivos son la optimización de los stocks y la rentabilidad de la empresa.

* La gestión de stock, consiste en mantener el control de las entradas, salidas y rotaciones del stock de las mercancías presentes en su almacén.

Con una gestión de stocks precisa, se puede tener una visión fiable del estado de tus stocks.

La gestión de stocks es, por lo tanto, una parte del control de stock, ya que ayuda a controlar el stock de la empresa.

 

Es fundamental usar un lector de código de barras. Mejor aún inalambrico.

El panorama actual en veterinaria.

Para que la relación proveedor-veterinario sea totalmente digital, es preciso que todos los pasos entre que un pedido se hace, se prepara, se sirve y se factura también lo sean: es decir, que todos los pasos vayan de un programa a otro, sin papel de por medio.

Para conseguir esto, existen tres opciones digitales:

- El protocolo EDI, muy costoso, desarrollado especialmente para ser utilizado por grandes compañías y con la necesidad de una empresa intermediaria para que el veterinario lo use.

- En la actualidad cada proveedor de sistemas de gestión, podría desarrollar su propio EDI con el que llegar a acuerdos de uso puntuales con proveedores, o ponerse de acuerdo, que no son tantos.

- Y la tecnología OCR que básicamente transforma un albarán en papel o pdf en un documento editable, con alrededor de un 60% de éxito (y un 40% de errores).

Las tres tienen en común que no son tecnologías directas ni autónomas, es decir:

tú como veterinario no puedes contratarlas por tu cuenta sin tener previamente un sistema digital de gestión y, luego, ese sistema deberá ser compatible con estas tecnologías.

¿Qué es lo que sucede, en la práctica?

Que la mayoría de los veterinarios tiembla con el trabajo extra de "picar albaranes" o peor aún, no hace nada con los albaranes.

Es decir: llegan a la clínica, los sellan o firman, los guardan en un cajón y al trimestre, los llevan a la gestoría.

Ergo: no tienen ningún control sobre la entrada de insumos.

Por lo tanto sin control de entrada, no hay control de stock. Y para controlar esa entrada de mercancía a la clínica, el control de albaranes es esencial.

La importancia del albarán es primordial para el control real del stock en una clínica veterinaria y se cometen dos errores graves a la hora de controlar albaranes.

* Confundir control económico con control de stock

Internet está lleno de programas de control de gestión que confunden estos conceptos y confunden al veterinario.

Utilizar los datos de gastos y facturación del mes que previamente hayas introducido, y puede mostrar un bonito resumen de gastos vs.facturación, a veces con dibujos y gráficos eso no es controlar el stock.

Como mucho es un control económico superficial, no de stock.

Si no se revisa y controla el albarán completo, si solo se mira el total, como mucho podemos decir que llevamos un control económico, pero no se está haciendo control de stock.

Con el dato económico no se sabe donde van los productos: solo se sabe el importe del albarán que ha entrado.

Y cuando haces un inventario, sin embargo, no se cuenta totales de albaranes: se cuenta productos.

El control del stock y del producto individual solo se puede hacer picando o digitalizando los albaranes con alguna de las tres opciones mencionadas

Omitir el control por línea

El control del stock se basa en una fórmula (inventario inicial + compras – ventas – mermas – traspasos y salidas = inventario final) que se mantiene en el tiempo porque funciona.

Pero, para que realmente esa fórmula funcione, cada vez que entra un albarán a la clínica es necesario comprobar línea por línea qué se está introduciendo y apuntarlo. Igual que cada vez que se vende tomamos nota de qué se vende.

Omitir el control por línea en la entrada de insumos supone en la práctica no llevar un control real del stock y es un error grave que cuesta mucho dinero a la clínica.

Buenas prácticas:

El primer paso para una gestión efectiva de inventarios es realizar un inventario inicial completo, es decir, un recuento detallado de todos y cada uno de los insumos y medicamentos presentes en la clínica veterinaria.

Es crucial el inventario inicial, pero es primordial para establecer una base de datos sana, fiable y precisa para el control de costes y trazabilidad.

El segundo paso es registrar cada entrada y cada salida de insumos y medicamentos: esto garantiza la trazabilidad del stock en el sistema de gestión lo que implica registrar cantidad, fecha, proveedor, número de lote de cada producto, y la fecha de caducidad.

Ser exhaustivo en esta gestión asegura mantener un control de insumos y medicamentos, y cumplir con la Ley del Medicamento.

Realizar un inventario mensual con un buen sistema de gestión mantiene nuestro control vigente y actualizado sobre el stock de la clínica veterinaria garantizando que no haya ruptura de stock de insumos o medicamentos.

Los buenos programas de gestión simplifican estas tareas y garantizan tener un control detallado de las fechas de caducidad.

Atribución de imagen: Foto de Towfiqu barbhuiya