Gestión de stock en clínicas veterinarias

Gestión de Stock

 

En primer lugar debemos saber que el inventario es la cuenta de todos los bienes que una empresa tiene en stock.

La gestión óptima del stock es clave en la rentabilidad de la veterinaria.

Si nuestro stock proviene de una "compra inteligente" basada en previsión y partidas, el resto del camino será productivo.

Entonces, ¿por qué dos veterinarias que venden lo mismo pueden tener márgenes de beneficio tan distintos?

Determinar qué cantidad de productos necesita la veterinaria para cubrir su demanda es vital para asegurar su rentabilidad, por eso es primordial medir la rotación de stock..

- Medir el índice de rotación de stock, ayuda a conocer la posición financiera.

- La rotación de stock es un indicador clave de rendimiento (KPI) para administrar y hacer crecer una clínica.

- Además muestra la liquidez de activos, por ejemplo, a la hora de querer vender la clínica o garantizar un préstamo, porque si el inventario es fácil de     

  vender puede convertirse rápidamente en efectivo.

- Conocer este ínidice permite tomar mejores decisiones a la hora de comprar y planificar.

Vigilar de cerca la rotación permite tomar decisiones de compra basadas en cifras, mantener la mercancía en movimiento y vender más los productos que

  el cliente necesita.

Esta métrica proporciona información sobre:

- Qué productos pedir. Si la rotación de un artículo en particular es alta, harán falta más unidades.
 
- Los productos que no se venden con rápidez corren el riesgo de convertirse en inmovilizado, de modo que, es el momento de pensar qué hacer con esos productos. Por ejemplo hacer algún tipo de oferta o hacerlos más visibles.
 
- Los productos con un amplio tiempo de envío y con una rotación alta, deben pedirse con suficiente antelación para no quedarse nunca sin ellos. De ahí la importancia de la previsión mediante la generación de partidas de compra

Tener y mantener un stock de alta rotación es vital para la salud de la clínica.

Un stock sobredimensionado, por el contrario, afectará a la rentabilidad, pudiendo provocar:

- Falta de liquidez.

- Aumento de costes de mantenimiento y conservación.

- Dificultad de gestión.

- Exposición a pérdidas económicas por caducidad.

- Perdida de ventas por rotura de stock.

- Problemas de imagen y confianza en el cliente.

Cuando el margen es ajustado, la mejor forma de aumentar la rentabilidad es incrementar la rotación.

También es importante tener en cuenta el surtido con el que cuenta la veterinaria, la política comercial y de precios por la que optemos para cada producto y sus costes de almacenamientos asociados que pueden dificultarnos aplicar un precio competitivo si decidimos tener mucho stock.

Del mismo modo, tener poco stock y optar por reducir el margen de beneficio puede que nos impida cubrir el aumento de demanda.

Si tengo demasiado producto se pueden generar problemas por falta de rotación (inmovilizado) y si tengo muy poco puedo incurrir en rotura de stock.

En cualquier caso, cada veterinaria debe valorar su situación y optar por un equilibrio entre la variedad de productos que desea tener y el stock para cada uno de ellos.

¿Cómo puedo optimizar el stock de la veterinaria?

El primer paso debe ser hacer un inventario total de la veterinaria y ordenar los productos por unidades de stock.

Un buen programa informático facilitará la gestión de stock que permite, asimismo, controlar la venta en caja y la localización del producto en la veterinaria agilizando el trabajo.

Planificar las compras porque es fundamental analizar las distintas opciones de compra, y no fijarse únicamente en el precio

Una vez recibido un producto, es necesario ingresarlo en el sistema para saber que debe haber en stock, de forma que sea más fácil identificar los errores que pueda haber y corregirlos en el programa.

Teniendo siempre presente la Ley de Pareto que nos dice que el 20% de los productos será quien nos produzca el 80% de las ganancias deberíamos clasificar los productos con el método ABC, esto facilitará la disminución del stock sobrante y el equilibrio entre ventas e inversión del stock.

Este método divide el stock en:
Artículos A: serían los más vendidos. Se venden, al menos, una vez al día.
Artículos B: son aquellos con rotación y rentabilidad intermedias. Se venden, al menos, una vez cada quince días.
Artículos C: son aquellos con rotación baja, se venden unos pocos al año.
Artículos D: son aquellos artículos de los que se vende menos de una unidad al año.

Establecer máximos y mínimos de stock:
Artículos A: el stock mínimo debe corresponderse al doble de días que tarda el proveedor en hacer la entrega de un pedido, y el máximo debe depender de las condiciones de compra.
Artículos B: el stock mínimo debe corresponderse al tiempo que tarda el proveedor en hacer la entrega de un pedido más una unidad, y el máximo debe ser el doble del mínimo.
Artículos C: deben tener un stock máximo de 1.
Artículos D: deben pedirse bajo demanda.

Estas medidas de optimización del stock, además de facilitar la gestión de las compras, se traducirán en mayores beneficios para la clínica veterinaria, contribuyendo a fidelizar pacientes y permitiendo tomar decisiones estratégicas sobre los productos más rentables.

Distintos índices y sus formulas contribuyen en la gestión integral del stock en la clínica.

El índice de rotación de stock se calcula dividiendo el coste de los productos vendidos, en un periodo de tiempo, entre el inventario promedio del mismo periodo.

La fórmula es:

Rotación = Ventas del periodo (precio de coste) / Stock medio del periodo.

Esta fórmula puede utilizarse en términos de valor, tomando los precios de coste de la mercancía, o en número de unidades.


El inventario promedio se usa en lugar del inventario final porque en muchas clínicas los productos fluctuan mucho a lo largo del año.

Si se compra demasiados productos a principio de año para vender durante el resto del año, el saldo final en diciembre no refleja el inventario real durante el año.

El inventario promedio o stock medio se calcula sumando el stock inicial y el stock final dividido entre 2.

Inventario promedio = (Stock inicial + Stock final) / 2

 

Los cálculos del índice de rotación de inventario son sencillos, una vez que comprendemos los conceptos claves de la fórmula.

Se aprecia mejor sobre ejemplos prácticos

Sobre los datos de una clínica veterinaria donde durante un año, el coste de los bienes vendidos ascendió a 10.000€.

El inventario inicial fue de 30.000€ y su inventario final fue de 40.000€.

Hacemos los cálculos:

                                                               10.000

                                             ________________________    = 0,28

                                                     (30.000 + 40.000) / 2

 
Vemos que el índice de rotación es de 0,28.

Esto significa que no vendió ni siquiera un tercio de su inventario durante el año.

También implica que le costará, al menos, 3,5 años vender todo su inventario.

Dividiendo 365 días que tiene un año, entre el índice de rotación, tendremos el número de días que, en teoría, tardará en vender todo el inventario.

Periodo de rotación de inventario = 365 / Índice de rotación de inventario.

El índice de rotación de stock en este caso indica que, se está gastando demasiado dinero en productos que permanecen mucho tiempo en la clínica sin venderse.

El exceso de existencias puede apuntar a ineficiencias en marketing, ventas o compras, o a una recesión económica a nivel local, regional o nacional.

Veamos otro ejemplo:

Supongamos que una clínica gasta 1.000€ (precio de coste de las ventas del periodo) en 500 unidades de inventario (inventario promedio) en los últimos 12 meses.

Tasa de rotación de stock = 1.000 / 500 = 2.

Periodo de rotación = 365 / 2 = 182,5

Por lo tanto, una tasa de rotación de 2 supone que el inventario se convierte en ventas por tanto, en efectivo, en aproximadamente 182,5 días.

¿Qué inferimos de esto?

Que esta clínica vende sus existencias aproximadamente cada 6 meses, es decir, repone su inventario completo dos veces durante el año.


Análisis de resultados.

Esta fórmula se puede usar para medir la eficiencia general del negocio en lo que a tienda o farmacia se refiere.

En general, ya sabemos que una mayor rotación indica un mejor rendimiento y una rotación baja, ineficacia.

Esto se debe a que, una rotación alta, supone que no estás desperdiciando recursos, que vendes lo que compras y repones efectivo.

La baja rotación, por el contrario, puede ser causada por un exceso de existencias o por ineficiencias en los esfuerzos de marketing y ventas.

Por lo general, es mala señal, ya que los productos tienden a caducar, estás incurriendo en gastos innecesarios y tu efectivo está inmovilizado.

Pero cuidado, que hay matices a estas reglas generales.

Una tasa de rotación excepcionalmente alta puede apuntar a fuertes ventas o a que se ha quedado corto con determinados productos y esto puede provocar escasez de existencia y pérdida de ventas.

Una buena regla es que, si el índice de rotación de inventario multiplicado por el margen de beneficio bruto (en porcentaje) es 100% o más, entonces el inventario no es demasiado alto.

La velocidad a la que una clínica puede vender existencias es una medida crítica del desempeño del negocio.

Las clinícas capaces de mover sus existencias con rápidez tienen un rendimiento mayor.

Cuanto más tiempo se mantenga un producto en la clínica, mayor será su coste y menos razones tendrá el consumidor para volver a la clínica.

Reemplazar el inventario agotado rápidamente  e incorporar nuevos productos, incentiva al cliente a volver.

¿Cuando podemos hablar de un buen índice de rotación de existencias?

Dependerá del sector.

Los automóviles pueden estar en 2 o 3, los sectores minoristas de moda pueden estar en índices entre 3 y 6, una tienda de comestibles puede llegar a superar el índice de 20.

Los sectores de bajo margen tienden a tener índices de rotación de stock más elevados que los de alto margen, porque tienen que compensar las ganancias menores por unidad con un mayor volumen de ventas.

Si deseas saber si estás en el promedio de una clínica veterinaria, ten en cuenta dos reglas:

- Cuando investigues, compára con productos y clínicas similares a la tuya.

- Compara también tu rendimiento pasado con el actual y establece metas futuras a partir de ahí.

Estos dos últimos puntos refuerzan la importancia en la elección de un buen software de gestión que nos permita tomar el pulso a todo el proceso de gestión y nos permitan ver con facilidad el pasado y el presente de nuestra gestión para preparar el futuro.


Rotación de inventario y stock muerto.

La rotación de inventario es un dato especialmente relevante para los productos perecederos y otros productos sensibles al tiempo.

Puede tratarse de piensos, productos de tienda, tecnología, o medicamentos según su caducidad.

Una compra excesiva abrigos o cunas puede conducir a un inventario sin vender y a perder ganancias, especialmente cuando cambia la estación y necesitas efectivo para inventario nuevo.

Este stock no vendido se conoce como inventario obsoleto o stock muerto.


¿Cómo podemos mejorar la rotación de inventario?.

Ahora que conocemos la importancia de esta métrica, vamos a ver cómo se puede ejercer influencia positiva sobre la misma.

                                                           "No se puede optimizar nada si no se mide antes."

Por eso, es indispensable contar con un buen sistema de gestión, en donde el inventario y el terminal de punto de venta nos permitan realizar un seguimiento de las ventas y el nivel de existencias en tiempo real.

Un buen sistema de gestión nos ahorrará los cálculos manuales pero siempre es necesario entender los conceptos para poder optimizar las métricas.


- Al mismo tiempo, es importante mantenerse informado de qué productos son los que más se venden y cuáles no generan ningún interés.

- Determinar qué artículos generan mayor ganancia, cuáles las mayores ventas y cuáles no vale la pena pedir.

- Trabajar en el aumento de tráfico en la clínica a través de estrategias de marketing.

- También podemos aplicar técnicas de venta eficaces y capacitar a nuestro equipo en ellas.

- Podemos desarrollar proceso de compra según un módelo "Just in time" ("justo a tiempo"), con pedidos más ajustados, más stress, teniendo en cuenta que esto puede provocar no poder atender picos de venta y una reducción   en los descuentos por volumen de compra.

- O podemos desarrollar modelos FPI  (forecast purchase items) con partidas de previsión de compras donde con certeza el margen de error o imprevisión será mucho menor.

- Investigando a los prospectos (clientes potenciales) conoceremos sus gustos, mejorará la calidad de los pedidos y generaremos más Lead (prospecto convertido en cliente).

- Debemos dividir el presupuesto de compras en varias partidas, por si aparecen nuevas tendencias interesantes para el negocio.

- Intentar optimizar la rotación de stock con descuentos o liquidaciones puede ser otra opción, pero se debe ser precavido para no reducir significativamente el retorno de la inversión y la rentabilidad del negocio.

Esperamos que estos consejos nos ayuden a saber qué productos vender, cuántos pedir y que así consigamos tener un control sólido y profesional del inventario y de la rentabilidad con el menor stress posible.