Elección de un sistema de gestión (Parte II)

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| 1 de Noviembre, 2020 en Gestión | 2 comments

Cuando pienso en términos de gestión, viene a mi mente un sistema, un sistema en el cual hay entradas, (input) hacia un--->Sistema---> y salidas (output) desde ese sistema. 
Es quizá la reducción más extrema de los procesos dentro de una clínica.
Haciendo una analogía, una clínica se puede ver como un ordenador donde el usuario utiliza un periférico de entrada para poder, mediante la transmisión de impulsos, ingresar datos dentro del sistema.
Cuando el periférico de entrada esté realizando esta acción, también tendrá una acción de salida de datos, es decir, comenzará a enviar impulsos hacia un dispositivo específico dentro del sistema, el procesador
Esta señal es almacenada, ordenada, procesada y posteriormente enviada hacia los periféricos de salida mediante la misma vía de impulsos, para que el usuario pueda percibir a través de sus sentidos la acción que está realizando, o bien qué es lo que se ha procesado.
El proceso fundamental en toda esta comunicación está dado fundamentalmente por la acción de la unidad central de procesamiento (CPU, por sus siglas en inglés) que es la encargada de la interpretación de cada uno de estos datos y su debido procesamiento para que sean transformados en información. 
El sistema de gestión de una clínica es el procesador de esta analogía, es donde se reunirá y gestionará la información, vacunas, recordatorios de vacunas, citas y muchísimas actividades propias de una clínica.
Todas estas actividades son exigentes en cuanto a precisión en la recogida y coordinación de toda esta información presente, pasada y futura. 
Todos estos datos se someten a la idiosincrasia empresarial recogida en protocolos o simplemente en formas de trabajo para ser procesada en el sistema de gestión de la clínica.
En principio es fundamental el input (entrada de datos) al que se debe minimizar el margen de error, por ejemplo mediante protocolos, trabajando sobre los procesos de ingreso de información para generar una respuesta con identidad propia y con alto grado de especificidad que garantice su efectividad a pesar de la complejidad.
Es vital entender que la complejidad de un sistema de gestión mina la efectividad en el ingreso de datos por desmotivación del operador.
La complejidad es uno de los factores principales sobre los cuales incide la calidad de nuestro sistema de gestión, podríamos decir que la complejidad de los procesos internos de una clínica es lo que el rozamiento o fricción es a los engranajes.
Si aumentamos la complejidad, es decir el rozamiento, dificultamos la función de los engranajes, en definitiva disminuimos el rendimiento que esperábamos de esos engranajes, o de nuestra clínica en este caso.
La mayor complejidad de un sistema se traduce en perdidas, perdidas por gasto propiamente dicho, por ejemplo el gasto derivado del incorrecto mantenimiento de un stock, de roturas de stock, de perdidas de tiempo a la hora de los pedidos con la consecuente reducción de beneficios.
Gasto innecesario de recursos en actividades que no aportan valor, es decir actividades que se pagan más de lo necesario para obtener resultados. 
Un ejemplo puede ser el gasto de horas de personal desmotivado ante un sistema de gestión complejo, que entorpece la recogida de datos porque la usabilidad ha sido despreciada a la hora de crear un sistema de gestión.
En la actualidad existen adaptaciones de ERPs que provienen de otros sectores empresariales ajenos a la profesión veterinaria, o sistemas de gestión basados en la nube con el consecuente riesgo que esto apareja. 
La adaptabilidad a los cambios del entorno nos evita sumar acciones que consumen tiempo y esfuerzo; nuestro software debe tener esa misma adaptabilidad para permitirnos anticipar acciones que se conviertan en oportunidades a nuestro favor. 
El sistema de gestión debe ser capaz de amortiguar y resolver eficazmente la complejidad externa al sistema para reducir la complejidad interna de los procesos de la clínica.
A menudo nos resulta difícil evidenciar una relación de causa-efecto entre el sistema y la rentabilidad pero es vital reconocerla porque allí reside la diferencia entre una administración eficaz y eficiente y una gestión mediocre. 
Si abordamos los procesos de la clínica desde un mapa mental podremos ver con más claridad cuantas oportunidades tenemos para aumentar la eficacia de nuestros procesos a través de la automatización de los mismos. 
Los procesos de una clínica se pueden describir como las capas de una cebolla, cuantas menos capas haya, la gestión será más simple para dedicar nuestra atención a los procedimientos que realmente justifiquen inversión de nuestro tiempo.
Toda está información al final es conocimiento y requiere tiempo para ser adquirida como el resto de los conocimientos que posee un veterinario. 
Desgraciadamente por nuestras ocupaciones nos vemos vapuleados por el tiempo y optamos por las recomendaciones de la mayoría, una mayoría que a su vez ha sido influenciada por la publicidad, como resultado solo hay un beneficiario de esto y es la empresa que cuenta con mayores recursos publicitarios.
El software de una clínica es una herramienta crucial, como una maquina de anestesia o una torre de laparoscopia y no puede someterse a los vaivenes de la moda...la moda hoy es...Cloud, la moda mañana dejará de ser Cloud...por ejemplo.
Cuando contratas un sistema de gestión en Cloud (en la nube, online...para que nos entendamos) estás confiando los datos de tus clientes y pacientes a un proveedor a través del alquiler de un servicio que mientras pague le será prestado o mientras tu proveedor no se vea desbordado aplicando parches a un código defectuoso...pero…y si necesitamos suprimir ese gasto durante un tiempo...¿que pasa?
¿Y si el tiempo en actualizaciones y parches nos interrumpe en medio del trabajo?
Luego tenemos el ejemplo, y triste experiencia, de empresas que han realizado alianzas con terceros, una tienda por ejemplo, o un distribuidor y nos han tentado con servicios maravillosos que sin saberlo nos condenaban a ese proveedor o tienda y que luego, como dije, siguieron utilizando nuestros datos para vender productos a nuestros clientes.
Esto evidencia la sensibilidad a la hora de elegir un sistema de gestión. 
Un sistema de gestión no tiene que ser bonito, no tiene que interrumpirnos en medio del horario de trabajo. 
¡No tiene que sumar complejidad a nuestro trabajo diario!
Muchos sistemas de gestión en Cloud argumentan sobre la movilidad que brindan, esto es una falacia si pensamos que esa movilidad depende de la conexión a Internet. Movilidad es disponer de un sistema que nos permite sincronizar si salimos de la clínica, trabajar desde casa, aún sin Internet, con nube o sin nube, en local o en remoto.