Introducción

Hoy en día suele ser difícil delimitar la vida privada de la vida laboral bajo la presión de compromisos internos y externos.

Esto nos obliga a encontrar nuevos métodos, tecnologías y hábitos de trabajo para tratar con todos ellos de un modo eficiente.

Para gestionar en forma eficiente tus compromisos David Allen nos propone:

Descripción

El flujo de trabajo consiste en ---> recopilar todo, ---> procesar qué significa y qué queremos hacer con eso, ---> organizar los resultados, ---> revisar para decidir ---> que hacer, resolviendo inmediatamente o, según indica el flujo del gráfico, ubicarlo en próximas acciones o incluso proyectos.

 

Para entender GTD es importante analizar estos conceptos.

Proyectos

Un proyecto será cualquier resultado que haya necesitado más de una acción para concretarlo y los proyectos serán contenedores de las acciones que decidamos incluir en él y bajo el nombre que le otorguemos.

La planificación de un proyecto requiere eficiencia para obtener el máximo valor con el mínimo gasto de tiempo y esfuerzo.

Recopilar

Implica poner en un lugar, real o virtual, todo aquello que puede terminar generando "ruido" en nuestro pensamiento alejándonos del ideal de una mente fluida, capaz de adaptarse a cualquier circunstancia.

Esa fluidez nos permitirá trabajar en modo eficaz y eficiente en el momento adecuado para hacerlo.

Recopilar se traduce en recopilar absolutamente todo, sin distinguir absolutamente nada, personal, de trabajo, sueños, ilusiones...todo es todo a traves de una "bandeja de entradas".

Procesar

Cuando algo ingresa en nuestra vida o  trabajo lo definimos, le damos forma y límites hasta encontrarle un lugar .

Ese primer lugar es una bandeja de entrada que regularmente debemos organizar.

Si un ingreso en la bandeja de entrada no necesita ninguna acción, podemos descartar porque no es útil ni productivo o incluirlo en la lista "algún día / tal vez" si creemos que podría ser necesario hacer algo en el futuro o guardarla como "material de referencia" si en el futuro puede ser potencialmente útil.

Si un ingreso requiere hacer algo, debemos definir cuál deber ser exactamente la siguiente acción y bien la hacemos ahora mismo, si la acción nos lleva menos de dos minutos, o la delegamos, si no somos la persona adecuada para hacerla o podemos diferirla, para hacerla en el momento adecuado.

Si hace falta más de una acción para obtener el resultado deseado, debemos añadir ese resultado a proyectos, que nos recordará que quedan cosas pendientes por hacer.

Organizar

Es fundamental tener una lista de proyectos donde poner el material de proyectos, una agenda, una lista de recordatorios de próximas acciones y una lista de recordatorios de acciones delegadas de acuerdo a prioridades. Si tiene una fecha concreta, su lugar es la agenda, sino estará en próximas acciones.

La mejor manera de organizar las próximas acciones es asignándoles un contexto en el que deben ser hechas.

¿Que es un contexto? Nuestro trabajo, nuestra vida privada, una situación en particular que definimos de ese modo o cualquier definición espacio temporal que deseemos crear.

La papelera recibirá eso que no nos sirve o no cuenta con nuestro interés, y la lista de "algún día / tal vez" incluirá, por ejemplo, ese idioma pendiente o unas vacaciones soñadas.

La lista de material de referencia nos servirá para el material de apoyo a todos nuestros proyectos.

Revisar

El sistema debe ser absolutamente dinámico, que nos permitan estar al día. Es es fundamental que hagamos una revisión pautada según determinados tiempos. Lo ideal es hacerlo semanal. La revisión cuanto más regular mejor porque nos permitirá ver si los eventos menores afectan en mayor o menor grado nuestra planificación. Y "nuestra posición" en perspectiva, nos permitirá ver todo en su contexto global.

Revisar despeja la mente de "ruido" porque habremos puesto todo en su sitio.

Hacer

El objetivo de la revisión previa es que el flujo de trabajo facilite la toma de decisiónes sobre la acción que nos debe ocupar en cada momento.

Decidir la siguiente acción implica equilibrio para atribuir a cada acción el tiempo necesario disponible, el nivel de energía necesario y disponible para dar a cada acción el contexto adecuado y así obtener el mejor resultado posible.

Asignar prioridades implica necesariamente actuar sobre las acciones inmediatas, las del día actual en nuestros proyectos, desde el corto plazo, el medio y el largo plazo.

 

GTD es una metodología reconocida, creada y registrada por David Allen, una metodología que puedes implementar en diferentes tipos de aplicaciones como Trello, Todoist, Doit.io, Nozbe y más, aunque específica para GTD y española solo tienes Facile Things.